Organizar as finanças é um dos pilares para o sucesso e a longevidade de qualquer negócio. Muitos empreendedores, focados na operação do dia a dia, acabam negligenciando essa área, o que pode levar a sérios problemas. Com a minha experiência de duas décadas em contabilidade, preparei um passo a passo simples e direto para você colocar a casa em ordem e garantir a saúde financeira da sua empresa. Vamos a eles:
01 – Separar as contas Pessoa Física x Pessoa Jurídica
Este é o primeiro e talvez o mais crucial passo. Misturar as finanças pessoais com as da empresa é um erro comum, mas que traz consequências graves. De acordo com dados do Jusbrasil, cerca de 65% dos empresários não fazem essa separação, comprometendo a saúde financeira de seus negócios.
Por que separar?
Visão Clara do Negócio: Sem essa separação, é impossível saber o lucro real da sua empresa, analisar o fluxo de caixa corretamente e tomar decisões estratégicas baseadas em dados.
Segurança Jurídica e Fiscal: Manter as contas separadas protege seu patrimônio pessoal de dívidas da empresa. Além disso, evita que a Receita Federal interprete retiradas não documentadas como renda pessoal, o que pode gerar multas e complicações fiscais.
Acesso a Crédito e Investimentos: Bancos e investidores exigem uma organização financeira clara para conceder empréstimos ou realizar aportes. Uma gestão transparente é um sinal de profissionalismo e solidez.
Como fazer?
Abra uma conta bancária exclusiva para a Pessoa Jurídica (PJ).
Defina um “pró-labore”, que é o seu salário como sócio. Transfira esse valor mensalmente da conta PJ para sua conta pessoal (Pessoa Física).
Todas as despesas da empresa (fornecedores, aluguel, salários) devem ser pagas pela conta PJ. Suas despesas pessoais (mercado, contas de casa) devem ser pagas com o dinheiro da sua conta PF.
02 – Conhecer o seu faturamento e Fazer as Projeções
Entender de onde vem seu dinheiro é fundamental. O faturamento é a soma de tudo que sua empresa arrecada com a venda de produtos ou prestação de serviços.
2.1 – Análise do Faturamento: Faturamento Bruto vs. Líquido: O bruto é o valor total das vendas. O líquido é o que sobra após a dedução de impostos e cancelamentos.
2.2 – Fontes de Receita: Identifique quais produtos, serviços ou clientes geram a maior parte do seu faturamento. Isso ajuda a focar seus esforços de venda e marketing.
2.3 – Projeção de Faturamento: Projetar o faturamento é estimar quanto você espera ganhar nos próximos meses ou ano. Isso é vital para o planejamento.
Para criar uma projeção realista, analise o histórico de vendas, considere a sazonalidade (períodos de alta e baixa), as condições atuais do mercado e os investimentos que pretende fazer. Uma projeção bem-feita permite definir metas realistas para a equipe e planejar o crescimento.
03 – Conhecer os gastos Fixos e Variáveis
Assim como é importante saber quanto entra, é crucial saber para onde o dinheiro vai. Classificar seus gastos ajuda a ter um controle muito mais eficaz.
1 – Despesas Fixas: São os gastos que não mudam (ou mudam muito pouco) independentemente do volume de vendas. Eles existem mesmo que a empresa não fature nada em um mês. Exemplos: Aluguel do imóvel, salários da equipe administrativa, contas de internet e telefone, mensalidade de softwares, seguros.
2 – Despesas Variáveis: Estão diretamente ligadas ao seu volume de produção ou vendas. Quanto mais você vende, maiores são esses gastos. Exemplos: Matéria-prima, comissões de vendas, custos de entrega (frete), embalagens, impostos sobre vendas. Compreender essa diferença é essencial para calcular seu ponto de equilíbrio e otimizar custos.
04 – Controlar o Fluxo de Caixa
O fluxo de caixa é o movimento de entradas e saídas de dinheiro do seu negócio em um determinado período. Uma empresa pode ser lucrativa no papel, mas pode ir à falência por falta de dinheiro em caixa para pagar as contas.
Como controlar?
Registre TUDO: Anote diariamente todas as entradas (vendas à vista, recebimento de parcelas) e saídas (pagamento de fornecedores, salários, impostos).
Use Ferramentas: Pode ser uma planilha bem organizada ou um sistema de gestão financeira. O importante é ter disciplina.
Analise o seu Saldo: O saldo final do seu fluxo de caixa mostra a saúde financeira real do seu negócio. Um saldo negativo exige ação imediata para identificar a causa (queda nas vendas, aumento de custos, etc.).
05 – Investir na Empresa
Muitos empreendedores não veem com bons olhos o dispêndio de investir no futuro da empresa. Mas vou dizer pra você, nenhum crescimento em qualquer empresa cai do céu, ou seja, você deve analisar para encontrar onde deve investir primeiro e logo fazer esse gasto. É interessante você ter o controle financeiro para determinar uma porcentagem exata de investimento, assim não foge do seu orçamento e também não perde tempo pensando e analisando o quanto vai investir. Com isso você só vai decidir o que pode fazer com aquele valor. Mas não deixe para depois esses investimentos, seja em estrutura, marketing, em pessoal, conhecimento, entre tantos outros.
06 – Reserva de Caixa
A reserva de caixa (ou reserva de emergência) é um valor guardado para cobrir despesas inesperadas ou períodos de baixa receita. É o que garante a sobrevivência da empresa em momentos de crise.
Como calcular?
1 – Especialistas recomendam guardar um valor equivalente a 3 a 6 meses de suas despesas fixas.
2 – Para calcular, some todos os seus custos fixos mensais (aluguel, salários, etc.) e multiplique pelo número de meses que deseja ter de segurança.
Onde guardar?
O dinheiro precisa estar em um local seguro e de fácil acesso (liquidez diária), mas separado da conta de movimentação diária. Boas opções são fundos de renda fixa com baixo risco ou CDBs com liquidez diária. Em caso de precisar de alguém para lhe ajudar nessa etapa clique aqui e entre em contato conosco.
